Responsable de la protection des renseignements personnels

 

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique ou sur la confidentialité de vos renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec Annie Sheehy, responsable de la protection des renseignements personnels.

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​Coordonnées: physioas@outlook.com ou (418) 720-4144

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Les informations personnelles que nous collectons

 

Lors de la création de votre dossier et pendant votre période de soins, vous avez toujours le droit de refuser de transmettre vos informations personnelles. Cependant, il est important de noter que ces informations sont nécessaires à notre travail pour assurer un suivi adéquat et une qualité de soins.  Le refus de fournir ces renseignements pourrait remettre en question l'offre de service chez Physiothérapie Annie Sheehy.

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Pour la création de votre dossier (par téléphone ou en ligne), les renseignements personnels suivants sont demandés:

• Nom et prénom

• Numéro de téléphone

• Adresse courriel

• Date de naissance

• Sexe

• Raison de consultation 

 

Un bilan de santé et un formulaire de consentement à la collecte et à la conservation de vos renseignement personnels vous est ensuite envoyé par courriel vous demandant les renseignements personnels supplémentaires suivants :

• Numéro d’assurance maladie (À votre discrétion, pour l'accès à votre Dossier Santé Québec - DSQ)

• Occupation

• Médecin traitant

• Renseignements médicaux (ex : état de santé, chirurgies et blessures antérieures, conditions associées, médications, etc.)

 

Lors de vos rendez-vous en en physiothérapie (évaluation et traitements), les informations personnelles demandés sont des données cliniques en lien avec:

• L'évaluation en physiothérapie: Motifs de consultation, objectifs des traitements, informations subjectives et objectives en lien avec votre condition (Ex: la douleur, l'amplitude et la force musculaire, etc.)

• Le suivi de votre condition et les communications : réactions au traitement, résumés des communications verbales avec le patient ou un tiers.

• Le consentement et les prescriptions : Preuve de consentement libre et éclairé et, si applicable, ordonnance de radiographie ou autres documents de référence.

• Les informations administratives : Renseignements nécessaires pour les reçus (dates de visite, nature du traitement, montant, nom du professionnel). 

 

Vos renseignements personnels peuvent être collectés via des communications téléphoniques, des formulaires web, des formulaires papiers et par courriel. Si vous choisissez volontairement de partager des informations via courriel ou SMS, les informations fournies sont strictement utilisées par la clinique dans l’intérêt du patient et ne seront pas partagées. Les courriels seront traités avec la même confidentialité que celle établie dans cette politique. Cependant, veuillez noter que les informations partagées sur Internet ne sont jamais totalement sécurisées.​​
 

Collecte automatique de renseignements

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Lorsque vous accédez à ce site, certaines informations peuvent être collectées automatiquement. Votre ordinateur et notre serveur communiquent ensemble et échangent des informations. Cela inclut des données telles que votre adresse IP, le type de navigateur que vous utilisez et les pages que vous consultez. Cet échange est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. La plupart des informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet. En utilisant notre site, vous consentez à cette collecte de données.

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Utilisation des Témoins (cookies)

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Des témoins sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de ce site. Ces témoins ne permettent pas de vous identifier et de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur le site. 

Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.

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Comment utilise-t-on vos données personnelles?

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Chez Physiothérapie Annie Sheehy, nous utilisons vos renseignements personnels uniquement dans le cadre de la prestation de nos services et pour le respect d’exigences légales. 

 

La collecte de vos renseignements personnels vise principalement à:

• Évaluer votre condition

• Établir un diagnostic physiothérapeutique 

• Concevoir un plan de traitement personnalisé, sécuritaire et efficace 

• Assurer la continuité des soins et mesurer votre progression

• Fonder la pratique des professionnelles sur des données probantes

• Répondre aux obligations légales. 

 

Vos données peuvent également être utilisées pour vous contacter concernant vos rendez-vous, facturer les services rendus de manière précise et conforme et vous fournir des informations pertinentes sur nos services. Nous garantissons que vos informations resteront confidentielles et ne seront partagées qu'avec votre consentement.​ Seules les informations essentielles pour établir un diagnostic précis et élaborer un plan de traitement adapté seront conservées.

 

Avec qui nous partageons ces informations?

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​Les renseignements personnels collectés chez Physiothérapie Annie Sheehy ne sont jamais partagés sans votre consentement. Nous pouvons partager vos informations, y compris vos informations personnelles, aux entités suivantes:

• Le personnel de la clinique, dans le cadre de leurs fonctions, à condition qu’ils aient pris l’engagement de respecter notre politique de confidentialité.

• Les fournisseurs de services de l’entreprise (SAAQ, assurances, etc.) qui nécessitent ces informations pour la prestation de leurs services.

• Un professionnel (médecin, infirmière, ergothérapeute, orthopédiste, chiropraticien, etc)  traitant le dossier et nécessitant une communication avec le professionnel de la physiothérapie au besoin et avec votre consentement.

• Le tuteur légal pour les personnes âgées de 14 ans ou moins.

• La police ou tout autre autorité compétente si la loi l’exige.

 

Tous les documents électroniques incluant les formulaires, le dossier du patient et la gestion des rendez-vous, sont gérés et hébergés par Medexa Inc, un logiciel de gestion de clinique médicale et de dossier patient. Medexa est une entreprise québécoise, et les données sont hébergées au Québec.

 

Toutes les informations sur papier sont conservées en toute sécurité, sous clé, et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.

 

Comment on protège vos informations?

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Chez physiothérapie Annie Sheehy,  les renseignements personnels ne doivent être utilisés et ne servir qu’aux fins pour lesquels ils ont été recueillis ou obtenus. Nous ne transmettons aucun renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Voici des mesures mises en place pour s'assurer de cette confidentialité.

• Notre Site web est doté d’une inscription privée et d’un seau de sécurité DNSSEC.

• Nous utilisons une plateforme de gestion de clinique et de dossiers patients hautement sécurisée, chiffrée et conforme à la Loi 25 au Québec. Elle utilise des serveurs sécurisés, un chiffrement des données, un monitoring 24/7, et des accès restreints (filtrage IP) pour garantir la confidentialité et l'intégrité des informations.

• Nous utilisons des mots de passe robustes.

• Aucun document papier n’est conservé et si exceptionnellement le cas survient, ceux-ci seront verrouillés et l’accès restreint.

• Nous limitons l'accès aux renseignements personnels (données de contact, dossier médical) strictement aux personnes qui en ont besoin pour leur travail et qui sont soumis à cette politique de confidentialité.

• Nous obtenons le consentement explicite du patient pour la collecte et la divulgation de ses informations, tout en respectant le « cercle de soins » (partage nécessaire entre professionnels traitant le même patient).

• Nous détruisons les documents physiques et numériques selon des méthodes sécurisées et conformes aux normes. ​​

 

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité strictes pour garantir que les informations personnelles que vous nous confiez restent confidentielles. Toutefois, il est important de noter qu'aucune méthode de transmission sur Internet ni aucun système de stockage électronique n'est parfaitement sécurisé. Par conséquent, nous ne pouvons pas garantir à 100% la sécurité des informations que vous nous envoyez, et cela se fait à vos propres risques. 

 

Durée de conservation de vos renseignements personnels

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Vos renseignements personnels seront conservés pendant une durée d’au minimum 5 ans suivant la dernière activité, soit le dernier achat ou service rendu par notre entreprise, tel que prescrit par nos obligations légales.

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Vos droits

 

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels : 

• Droit d'accès : Vous pouvez demander à obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. 

• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction, la mise à jour ou l'effacement de données erronées ou illégalement conservées.

• Droit à la désindexation (à l'oubli) : Vous pouvez demander qu'un moteur de recherche ou une entreprise cesse de diffuser des renseignements personnels qui lui causent un préjudice, sont inexacts ou désuets. 

• Droit de retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour l'utilisation de vos renseignements personnels sous réserve de restrictions légales.

• Droit à la portabilité : Vous pouvez demander à obtenir ses renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

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Pour exercer ces droits, ou encore pour formuler une plainte relative à la protection de de renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels (nommée ci-haut).

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Dernière mise à jour: Février 2026